Təşkilati  struktur kimi rektorluğun tərkibinə aid olan Ümumi şöbə 1921-ci ildə dəftərxana adı  ilə fəaliyyətə başlamışdır. 2016-cı ildə universitetdə struktur dəyişikliyi ilə əlaqədar olaraq dəftərxana Ümumi şöbə adlandırılmışdır.

Ümumi şöbə universitetin digər struktur bölmələrinin  fəaliyyəti ilə bağlı kargüzarlıq, sənəd dövriyyəsi, arxiv, vətəndaşların  qəbulu və onların müraciətlərinə baxılması sahəsində işlərin təşkilini və tənzimləməsini həyata keçirir. Universitetə daxil olan müraciətləri qəbul edir, qeydiyyata alır, sənədlərin surətlərini  və rəhbərliyin göstərişini aidiyyatı qurumlara çatdırır, ADPU-dan digər təşkilat, qurum və vətəndaşlara  göndərilən sənədlərin  ünvanlarına vaxtında çatdırılmasını təmin edir.

1973-1982-ci illərdə şöbə müdiri vəzifəsində Nailə Bayramova çalışmışdır. 1982-ci ildən şöbəyə Xuraman Əliyeva  rəhbərlik edir. Ümumi şöbədə 11 nəfər: müdir Xuraman Əliyeva, baş mütəxəssis Əlövsət Hümbətov, mütəxəssislər Nigar Ələkbərova . Sevil Xəlilova, Tükəzban  Məmmədli, kargüzar Aygün Yusifova, operatorlar Rəbiyyə Məmmədova, Pərvanə Qasımova, Jalə Quliyeva, və kuryer  Elnarə Qocayeva çalışır.

Ümumi şöbə əsas korpusda 288 otaqda yerləşir.